Modenhet hos innkjøper
Å investere og implementere store innkjøpssystemer er ikke gjort i en håndvending. Hele bedriften må være klare for de endringene som kommer og gripe muligheten for å optimalisere og forbedre rutinene og strategien rundt innkjøp.
– Vår erfaring og kunnskapsutvikling innen innkjøp viser direkte sammenheng mellom en innkjøpsfunksjons modenhet og verdien den leverer til organisasjonen, forteller daglig leder hos Icio, Magnus Andersson.
I researchen for Millum har KPMG valgt å dele inn de forskjellige modenhetsnivåene i fire forskjellige nivåer. Disse definerer hvor langt bedriften har kommet i å etablere gode og effektive innkjøpsstrategier og rutiner. Man ser at det er en sammenheng mellom realiserte besparelser og effektivitetsgevinster som går pararelt med modenhetsnivået i bedriften.
– Vi opplever hele tiden at modenheten internt i bedriften avgjør hvorvidt vi kan gå i dialog rundt implementering av innkjøpssystemer. Det krever mye av en bedrift og ønsket om å spare og effektivisere innkjøpene må komme fra øverste hold. Uten forankring i ledelsen vil ikke de ansatte være i stand til å ta ut effekten og besparelsene, sier Andersson.
De beste innkjøpsfunksjonene presterer i snitt 340 % bedre enn innkjøpsfunksjoner med lavere modenhet. Det ligger følgende et stort potensial og mulige gevinster ved å investere i innkjøpsfunksjonen.
– Min erfaring viser at bedriftene selv utvikler seg oppover på modenhetsnivået underveis i prosessen. Noen ser raskt behovet for å komme seg opp til høy / best i klassen, mens andre kan bruke mange år på å se behovet og muligheten, avslutter Magnus Andersson.
Modenhetsnivå
Lav Modenhet
- Manglende strategisk forankring og egen innkjøpsstrategi
- Prosedyrene som er etablert er knyttet til transaksjonsbaserte innkjøp og grunnleggende kontrollmekanismer.
- Planlegging er en lokal aktivitet og skjer i forbindelse med den årlige budsjettrunden.
- Det er ingen besparelsesmål eller andre fastsatte mål
- Manglende link til styre- og ledelsesnivå
Middels Modenhet
- Innkjøpsstrategi er utviklet og dokumentert
- Innkjøpsstrategien er til dels kjent utenfor anskaffelsesfunksjonen
- Anskaffelesfunksjonen møter med sentrale aktører regelmessig og får tilbakemelding på prestasjoner.
- Direkte relasjon til styret – eller ledelsesnivå
- Formelle retningslinjer eksisterer, men regnes ikke som obligatoriske
Høy Modenhet
- Sentrale interessenter er fullt engasjert i strategiutviklingen for innkjøp
- Innkjøpsstrategien støtter en bredere organisatorisk strategi
- Strategi er fokusert på å levere kommersielle fordeler og risikostyring
- Strategien inneholder mål og aktiviteter på kort og lang sikt.
- All medlemmene av innkjøpsgruppen har jevnlig kontakt med viktige interessenter
Best i klassen
- Innkjøpsstrategien er på lik linje med overordnet strategi og reflekterer dens verdier og mål
- Strategi gjelder bredt, og dekker en rekke kommersielle og ikke kommersielle mål
- Felles KPIer og mål er avtalt og godkjent med interne interessesenter
- Ledende ansatte er aktivt engasjert av innkjøp for å fremme leverandørdialog og utviklingsaktiviteter.
