Innkjøpssystem sørger for enkelt leverandørbytte
Et godt innkjøpssystem skal legge til rette for en smidig brukeropplevelse, uavhengig av hvilke avtaler innkjøpskunder gjør med sine leverandører. Dette var grunntanken Millum hadde da vi gikk i gang med en av de største og mest komplekse konverteringsjobbene vi hittil har utført.
Spennende prosjekt for alle involverte
Da Kolly, som er Reitan Retails' nye grossist til storhusholdningsmarkedet, signerte avtale med Gress Gruppen, ble Millum raskt involvert i prosessen. Gress Gruppen er nemlig samarbeidspartner av Millum, og deres medlemmer benytter vårt innkjøpssystem på alle sine serveringssteder rundt om i landet.
I forkant av Gress Gruppens leverandørbytte, opprettet Millum et eget prosjektteam som jobbet sammen med de ansvarlige i Gress. Alle tekniske detaljer rundt konverteringer og logistikk måtte planlegges nøye. Innkjøpssystemet inneholder mye teknisk kompleksitet for å gjøre hverdagen så enkel som mulig for innkjøpere og kokkene på storkjøkkenet. For at innkjøperne skulle merke minst mulig til overgangen, var alle forberedelsene viktige å ivareta på en korrekt måte.
Flere tusen varer ble erstattet
Gress Gruppen hadde tilgang til flere hundre tusen varelinjer fra sin tidligere leverandør. Det var altså over tre tusen unike varer som inngikk tusenvis av ganger i lagrede handlelister, oppskrifter, kalkyler og varetellingslister som blir brukt på de ulike serveringstedene. I tillegg kommer de fleste varene med ekstra informasjon om næringsinnhold og allergener, som hentes fra Millum sin database; Matinfo.
Brukerne av systemet er avhengig av at alt dette opprettholdes slik de er vant til, for å unngå mange timer med merarbeid. Fallhøyden var derfor stor da Millum satte i gang med sitt arbeid. Dataene og konverteringslistene måtte være presise og eventuelle feil måtte fanges opp med en gang.
Vellykket overgang fra gammel til ny leverandør
De første ordrene ble gjort forrige uke og tilbakemeldingene fra systembrukere har vært gode. Noe overlappingsjobb gjenstår, men man kan trygt si at prosjektet har vært vellykket.
Dette viser hvor viktig det er for innkjøpskunder å ha en samarbeidspartner med tung kompetanse på feltet. Det skal være enkelt å bytte leverandør hvis man som innkjøper ønsker det. Med et stort utviklingsteam og 20 års erfaring fra storhusholdningsbransjen, leverer Millum nettopp dette – i tillegg til et solid innkjøpssystem.
