Hva er «best practice» på innkjøp?
Å skape en effektiv og god innkjøpsstrategi er ikke vanskelig i teorien. Det handler om å fjerne alle unødvendige lekkasjer og forhandle frem de beste avtalene. Men å få med hele bedriften på dette er i praksis er betydelig vanskeligere.
Mange bedriftsledere har en tendens til kun se på innkjøpsprisen for å avgjøre hvorvidt en avtale er god. Dessverre er dette veldig begrensende for besparingsmulighetene i bedriften. Innkjøpsprisen er kun toppen av isfjellet. Andre faktorer som er minst like viktige er kvalitet, leveringsgarantier, bestillingsprosedyrer og logistikk hos leverandøren.
De færreste bedrifter klarer å se helheten av innkjøp. Ved å se på alle ledd i innkjøpsprosessen kan man spare store summer og mange arbeidstimer. For de fleste er pris langt ifra den største kostnadsdriveren ved innkjøp. Daglig leder Millum SverigeMagnus Andersson
Leverandørstyring
Du må ta kontroll over dine leverandører og alle kjøp og avtaler med de. Ved å ikke følge opp leverandørene dine tett, kan du risikere å ikke få det beste ut av dine avtaler.
Full konkurranse
Konkurranseutsett alt – til både tradisjonelle og utradisjonelle leverandører.
Forberedelse
Utarbeid faktabaserte analyser (spend og full produktkostnad) for å sikre full innsikt og forhandlingsfordel.
Konsolider forbruk
Reduserer antall leverandører for å sikre volumrabatter
Kjenn din leverandør
Utnytt endringer i leverandørmarkedet, kapasitet og deres direkte kostnadsbilde.
Veldig mange handler og godtar alt ut ifra leverandørens ønsker og premisser. Skal du klare å få de beste avtale og få det beste ut av eksisterende avtaler må du ha en tett oppfølging av leverandørene dine. «Less is more» – ikke ha flere leverandører enn du klarer å følge opp, advarer Andersson.Magnus Andersson
Behovsstyring
Første steg er å starte med å finne ut hva som er behovene i din bedrift. Ikke implementer kompliserte og unødvendige systemer, men bruk tid på å finne nøkkelpersonene for innkjøp i din bedrift og gjør de viktige.
Standardiser behov
Implementer «best praksis» behovsidentifisering og prosedyrer for å finne frem til hvem som kan kjøpe hva, hvor, når og hvordan.
Optimal spesifikasjon
Optimaliser produktspesifikasjonen for å minimere totale levetidskostnader
De færreste bedrifter har skikkelig kontroll over egne innkjøp! Det er ofte mange som kan bestille og det følges i liten grad opp hvorvidt man kjøper via avtaler. Tommelfingerregelen er jo flere bestillere, jo større sjanse for lekkasje fra kontrakt. Ved å ha færre, men dedikerte innkjøpere sikrer du at du får best pris og betingelser ved hvert kjøp.Magnus Andersson
Prosesslandskap
Se på hvordan dere jobber og hvilke prosesser dere utfører. Er det muligheter for å forbedre disse? Skal man kunne dokumentere kostnadsbesparelser, må man også måle før og etter implementering.
Reduser innkjøp utenfor avtale
Sikre overholdelse av avtaler og prosedyrer. Gjør det vanskelig å kjøpe utenfor avtale.
Måle besparelse
Implementer måleverktøy og rapportering for å sikre at besparelser når helt frem til økonomi.
Styre betalingsbetingelser
Optimaliser betalingsbetingelser og utnyttelse av mulige rabatter.
Det eneste som fungerer er å ha full kontroll over innkjøpene. Med gode prosedyrer og regler kan man sikre at handelen skjer over avtale. For å kunne vise resultater må man måle før og etter.Magnus Andersson
