Offentlig sykehus sparer inn en hel arbeidsuke per år med innkjøpssystem
Under stikkprøver ble det i Helse Midt-Norge avdekket uoverensstemmelser mellom avtalte priser og prisen de faktisk betalte for bestilte varer. Det ble klart at de trengte et bedre system for å sjekke at fakturaene de fikk, faktisk stemte overens med inngåtte avtaler. Det ble derfor bestemt at Sykehuset Namsos og Sykehuset Ålesund skulle pilotere innkjøpssystemet Millum, som automatisk sjekker fakturaene mot avtalene og kan låse innkjøp til avtalte priser. Det førte ikke bare til betydelige økonomiske besparelser, men også til verdifull tidsbesparelse for sykehusene.
Anslår betydelige besparelser årlig med innkjøpssystem
Ved å oppnå full oversikt over fakturaer og prisavvik, i tillegg til å få tilgang til forhåndsforhandlede priser, så sykehusene en betydelig forbedring i sin økonomiske situasjon. Besparelsene var så betydelige at kjøkkenet ved Sykehuset Namsos estimerte at de kunne redusere sine årlige kostnader med flere hundre tusen kroner ved å ta i bruk denne teknologien.
Sparer tid i flere faser av innkjøpsprosessen
Det var ikke bare økonomiske besparelser sykehusene opplevde. I løpet av pilotprosjektet med Millum, sparte de ansatte inn mye tid i flere faser av innkjøpsprosessen.
Effektiv varebestilling
Innkjøp av mat og drikke til storkjøkkenet ble betydelig effektivisert med Millum. I motsetning til tidligere praksis, hvor sykehusene var nødt til å logge inn i hver enkelt leverandørs nettbutikk, navigere gjennom ulike varekataloger og utføre en rekke trinn for å forsøke å identifisere og så bestille varer i tråd med eksisterende leverandøravtaler, kunne de her enkelt logge inn kun ett sted. Slik fikk de umiddelbart tilgang til alle varekataloger med tilgjengelige varer gjennom inngåtte avtaler med utvalgte leverandører. Dette sikret bestilling av riktig vare til avtalt pris – levert til rett tid.
Bestillingsrutinene er blitt vesentlig forenklet. Vi har målt tid i varebestilling innenfor dagens praksis ved Sykehuset Namsos. Spart tid er 46 min per uke tilsvarende 5 arbeidsdager i året for kun varebestilling. Seksjonsleder ved kjøkkenet på Sykehuset NamsosBjørn Sandnesmo
Automatisk kontroll av fakturaer mot leverandøravtaler
Sykehusene sparte også betydelig med tid på postkontraktuell kontroll; prosessen med å sammenligne fakturaer mot inngåtte leverandøravtaler for å sikre korrekt fakturering. Med Millums automatiske kontrollfunksjoner, trengte de ikke lenger å utføre disse tidkrevende oppgavene manuelt.
I pilotperioden har vi fått oversikt over alle fakturaer og avvik fra avtale - med redusert tidsforbruk. Slik total oversikt er ikke mulig i dagens praksis uten å øke ressursbruken vesentlig til manuell gjennomgang av alle fakturaer opp mot avtaler.Bjørn Sandnesmo
Effektivisert avvikshåndtering og bedre leverandørstyring
Ettersom systemet automatisk identifiserte eventuelle avvik, ble også denne prosessen betydelig mer effektiv. I tillegg førte forbedret leverandørstyring til at sykehusene kunne adressere og løse potensielle utfordringer med større letthet.
Du kan få en enkel oversikt over avvik pr leverandør over en gitt periode. Dette er meget hensiktsmessig og forenkler dialogen med leverandør ved stadige feil.Bjørn Sandnesmo
Nøkkelen til effektivisering av offentlige innkjøp?
I tillegg til pengene og tiden spart, ved bruk av innkjøpssystemet, fikk sykehusene noe de aldri før har hatt, nemlig opplevelsen av å ha kontroll.
For et storkjøkken er det svært tilfredsstillende å vite at vi har oversikt og kontroll, samt at du er trygg på at faktura du betaler er riktig.Bjørn Sandnesmo
Pilotering i HEMIT har pågått i over to år og har gitt en rekke interessante funn som også vil være verdifulle å hente ut for resten av offentlig sektor. Institusjoner som barnehager, skoler og fengsler, som ofte møter lignende utfordringer, vil på tilsvarende måte, dra nytte av et innkjøpssystem som Millum.
Videre har Millum utviklet en rekke innovative løsninger, inkludert en CO2-kalkulator, verktøy for beregning av matsvinn og menyplanlegging, som alle bidrar til å adressere den største utfordringen offentlig sektor møter i dag – behovet for mer bærekraftig drift.
